ASSISTANT.E GESTION H/F

Postée il y a 3 semaines

L’association Groupe SOS Solidarités agit contre toutes les formes d’exclusions et accompagne inconditionnellement les publics dans leur autonomie, selon le principe fondateur  » une société pour tou.te.s, une place pour chacun.e « .

Au sein du Pôle Orne de l’association Ysos, vous intégrerez un service en interaction permanente avec l’ensemble des professionnels du territoire, sous la responsabilité de l’équipe de cadres (Chefs de Services et Direction). Vous serez amené(e) à collaborer avec des travailleurs sociaux ainsi qu’avec des professionnels du secteur médical intervenant au sein de différents dispositifs d’hébergement et de logement, qu’ils soient collectifs ou individuels.

Votre rôle
Être assistant.e de gestion chez Ysos c’est rejoindre celles et ceux qui agissent chaque jour pour plus de solidarité. Vous avez le coeur à l’écoute et l’envie d’agir, nous avons cette mission pour vous :
Ø Standard téléphonique
Ø Travaux administratifs :
– Gestion du courrier entrant et sortant
– Tâches administratives (outils informatiques, classeurs RH, affichage …)
– Rédaction des comptes rendus de réunion d’équipe
– Statistiques en lien avec le rapport d’activité de l’Association
– Statistiques et enquêtes demandées par les financeurs (DDETS, CD etc…)
– Autres tâches administratives (Ex : relation médecine du travail/convocation, réalisations d’outils…)
– Gestion du temps de travail : centralise les demandes de congés et modifications signées, renseignement du logiciel PROGET en lien avec la direction, gestion et suivi des feuilles d’heures.
– Préparation des documents en vue de réunions
– Archivage papier et informatique
– Suivi factures : vérifie le montant des factures reçues, faire le lien avec le service comptabilité.
– Suivi des divers mouvements de caisse (espèces, chèques services, contrôles)
Ø Logistique :
– Gestion des fournitures de bureau
– Interlocuteur avec : le siège, les partenaires extérieurs, fournisseurs, les bailleurs…
Ø Gestion des entrées et sorties :
En lien avec les logiciels SIAO, DN(a), etc…, registre des admissions et des sorties, renseignement des tableaux statistiques en lien avec l’équipe.
Ø Gestion locative :
– Gestion des clés,
– Gestion des prestataires extérieurs avec le service de maintenance
– Ouverture des compteurs + assurance

Formations: Diplôme BTS/DUT administratif
Compétences:
– Bureautique, informatique
– Communication écrite : rédiger et organiser tous types de documents opérationnels courants, en maîtrisant les règles d’orthographe et de grammaire
– Communication orale : adapter son langage, ses messages, au type de public ou d’interlocuteur, s’exprimer au nom de l’association
– Organisation et planification : Méthode de classement et d’archivage, gérer les priorités et les aléas.
Capacités requises :
– Polyvalence, capacité à faire face à l’imprévu
– Raisonnement : capacité d’analyse et de synthèse
– Autonomie : sens de l’anticipation, de l’initiative
– Rigueur : organisation et méthode
– Confidentialité des informations traitées.