Assistant / Assistante administration des ventes (H/F)

Postée il y a 2 jours

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Description du poste :

Le poste a pour mission d’assurer la gestion complète du flux administratif, commercial et logistique, depuis l’émission du devis jusqu’à la facturation et au suivi des livraisons, afin de garantir une prise en charge fiable et réactive des demandes clients et une coordination efficace avec les équipes internes et les fournisseurs.***Établir les devis à partir des demandes clients et des informations transmises par les équipes commerciales ou techniques, et en assurer l’enregistrement et la traçabilité.***Enregistrer et suivre les commandes clients dans les systèmes internes, vérifier leur conformité (prix, délais, conditions) et en assurer la mise à jour jusqu’à la livraison.***Éditer les factures, contrôler la cohérence avec les commandes et livraisons, assurer le suivi de la facturation et contribuer à la résolution des écarts ou litiges éventuels.***Préparer et transmettre les ordres de livraison, coordonner avec les services logistiques et transporteurs, et suivre l’avancement des expéditions jusqu’à la bonne réception chez le client.***Superviser le suivi logistique des achats et des approvisionnements, passer ou relayer les commandes auprès des fournisseurs, contrôler les délais et anticiper les ruptures.***Assurer la gestion administrative courante liée aux ventes, achats et logistique, incluant la mise à jour des dossiers, contrats, documents réglementaires et archivages.***Gérer et mettre à jour les fiches de données de sécurité des produits et matières, veiller à leur disponibilité et à leur conformité réglementaire pour les équipes internes et les clients.***Suivre les stocks, analyser les niveaux de disponibilité, proposer ou déclencher les réapprovisionnements et contribuer à l’optimisation des niveaux de stock.***Actualiser les échéanciers, tableaux de bord et indicateurs de suivi (commandes, livraisons, facturation, stocks) afin de fournir une visibilité fiable à la direction et aux équipes opérationnelles.***Répondre aux demandes d’informations des clients (délais, disponibilités produits, suivi de commande, documents) et assurer une communication claire et structurée.

Description du profil :

Profil recherché

Le ou la candidat(e) idéal(e) dispose idéalement d’une première expérience réussie sur un poste similaire, permettant une bonne maîtrise opérationnelle du poste et une compréhension des enjeux métiers. Une expérience dans un environnement dynamique ou en forte croissance sera considérée comme un réel atout.

Une excellente aisance avec les outils informatiques et les différents logiciels liés à l’activité est attendue : capacité à apprendre rapidement de nouveaux outils, à optimiser leur utilisation et à résoudre les problèmes courants de manière autonome. La personne doit faire preuve de rigueur dans la saisie et le traitement des données, ainsi que d’une bonne organisation dans la gestion simultanée de plusieurs outils.

Le profil recherché se distingue par une forte capacité à être force de proposition : aptitude à analyser les pratiques existantes, à identifier des pistes d’amélioration et à formuler des recommandations concrètes et argumentées. La personne doit être à l’aise pour partager ses idées, contribuer à l’optimisation des processus et participer activement à l’évolution des méthodes de travail.

Une bonne communication, un esprit d’équipe développé et une attitude constructive sont essentiels pour collaborer efficacement avec les différentes parties prenantes. Curiosité, esprit d’analyse et capacité à prendre du recul complètent ce profil.

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